Mit dem Pyramidalen Prinzip effektiv kommunizieren

  • Mit dem Pyramidalen Prinzip effektiv kommunizieren

    Mit dem Pyramidalen Prinzip effektiv kommunizieren

    Kommunikation ist ein bedeutendes Management-Werkzeug. Im beruflichen Kontext wird es zunehmend wichtiger, Mitarbeiter, Vorgesetzte, Kunden, Gesellschafter und Lieferanten von eigenen Ideen und Vorstellungen zu überzeugen.

    Egal, ob dazu Präsentationen, E-Mails oder Entscheidungsvorlagen auf Papier eingesetzt werden, es kommt darauf an, dass die Adressaten einfach und schnell verstehen können, worauf die Senderin der Information hinaus will. Nur wenn sie problemlos nachvollziehen können, was von ihnen erwartet wird und warum, sind sie in der Lange, rationale Entscheidungen zu treffen oder einen vorgeschlagenen Weg mit zu gehen.

    Die Inhalte, um die es dabei geht, sind allerdings häufig kompliziert oder sogar komplex. Ganz egal ob es sich um Umstrukturierungen im Unternehmen, technische Zusammenhänge oder wirtschaftliche Vorteile handelt. Wir können jedoch unser Gehirn nur mit Anstrengung dazu bewegen, sich mit komplizierten Inhalten auseinander zu setzen – und das gilt genauso für die promovierte Ingenieurin in der Entwicklungsabteilung, wie für den einfachen Arbeiter am Produktionsband oder die Kassiererin an der Supermarktkasse.

    Kernaufgabe unseres Gehirns ist es, uns vor Gefahren zu schützen – und zwar mindestens so lange, bis wir uns ausreichen reproduzieren und für das Überleben unseres Nachwuchses sorgen konnten. Aufkommenden Gefahren begegnete der Mensch ursprünglich mit drei Kernstrategien: kämpfen, flüchten und totstellen. Für alle drei Varianten ist nicht ausgesprochen viel logisches Denkvermögen von Nöten. Um mit den vielen kleinen Dingen des Alltags zurecht zu kommen, hat unser Gehirn den Zugriff auf geübte Routinen entwickelt. Die meisten unserer Handlungen sind derart automatisiert, dass wir sie ohne bewusste Lenkung ausführen können. Nur ein Bruchteil benötigt bewusstes Denken und Entscheiden. Beim Rest schalten wir auf Autopilot.

    Schon einfache Aufgaben zeigen, wie schwer es uns fällt, unsere grauen Zellen zu aktivieren. Stellen wir uns ein DIN A4-Blatt normales 80 g/qm Kopierpapier vor. Dieses Blatt wird nun immer wieder über die Mitte gefaltet, so wie es auf dem Bild links unten zu sehen ist. Aus Erfahrung wissen wir, dass sich dieser Vorgang vielleicht vier- oder fünfmal wiederholen lässt, dann wird das Papier zu sperrig und kann nicht mehr gefaltet werden. Für unser Gedankenexperiment wollen wir aber diese Restriktion aufheben. Wir nehmen also an, wir könnten das Papier vierzigmal über die Mitte falten – wie dick würde das Papier werden?

    Wenn ich diese Aufgabe in Seminaren stelle, dann erhalte ich von meinen Teilnehmern Antworten, die zwischen einigen Zentimetern und einigen Kilometern liegen. Manchen ist auch klar, dass es sich um eine große Zahl handeln muss, da sich mit jeder Faltung die Dicke verdoppelt, es sich also um ein exponentiales Wachstum handelt. Aber unser Gehirn ist damit überfordert sich vorzustellen, dass bereits nach vierzig Faltungen eine Dicke von ca. 110.000 km erreicht wird – also mehr als ein Viertel der Entfernung von der Erde zum Mond.
    Wie aber schafft es unser Gehirn mit den komplexeren Aufgaben zurecht zu kommen? Die Antwort lautet: Zentralreduktion. Eine Variable wird als wesentlich betrachtet, der Rest wird ausgeblendet oder untergeordnet. Denken Sie nur einmal an die Fußball-Bundesliga. Wenn ein Verein sagen wir sieben mal hintereinander verliert – was passiert fast automatisch? Genau, der Trainer wird ausgetauscht. Ein perfektes Beispiel für Zentralreduktion. Der zerstrittene Vereinsvorstand, der permanente Geldmangel und die vielen verletzten Top-Spieler werden ausgeblendet – der Trainer wird zur wesentliche Variablen, auf die man sich konzentriert.

    Man könnte auch sagen, dass unser Gehirn dazu neigt, komplexe Sachverhalte auf einfache Muster zu reduzieren, um dann mit geringer kognitiver Leistung – sozusagen auf dem Routineweg – Entscheidungen fällen zu können. Wenn wir unser Gegenüber dazu bringen wollen, unsere Argumente und Schlussfolgerungen einfach und schnell nachzuvollziehen, dann dürfen wir diese Musterbildung nicht dem Zufall überlassen – wir müssen sie gezielt steuern. Gelingt uns das nicht, laufen wir Gefahr, dass unser Adressat zu völlig anderen Einsichten kommt, als von uns beabsichtigt. Nehmen wir z.B. folgenden Ausschnitt aus einem Bericht:

    „Ich war vergangene Woche in Italien unterwegs. Die Italiener sind ja in einigen Bereichen deutlich härter von der Wirtschaftskrise betroffen, als wir Deutschen. In einer Shopping Mall in Rom ist mir aufgefallen, dass die Geschäfte ziemlich voll waren, und viele Kunden reichlich bepackt mit Einkäufen durch die Ladenstraßen zogen.“

    Eine solche Passage lässt viel Spielraum für Interpretationen. Was soll ausgesagt werden? Ist die Wirtschaftskrise noch gar nicht bei den Menschen in Rom angekommen – oder sind sie bereits losgezogen um Hamsterkäufe zu erledigen? Viele von uns haben irgendwann einmal in ihrem Leben das Spannungsbogen-Prinzip zum Aufbau von Berichten und Präsentationen erlernt. Der Zuhörer wird – ähnlich wie im Bericht über Rom – langsam an den Kern dessen, was gesagt werden soll, herangeführt. Die eigentliche Aussage steht aber erst am Ende der Ausführungen. So lange bleibt die Essenz dem Zuhörer oder der Leserin verborgen. Handelt es sich um einen Vortrag, dann muss der Zuhörer also bis zur Kernaussage alle Argumente im Kopf behalten, wenn er die Argumentation nach vollziehen will.

    Da die Speicherkapazität im Arbeitsgedächtnis nach circa fünf neuen Informationen erschöpft ist und es eine Weile braucht, bis neue Informationen ins Langzeitgedächtnis übertragen wurden, ist der Zuhörer in der Zwischenzeit darauf angewiesen, die Fülle der Informationen durch die Bildung eigener einfacher Muster zu reduzieren. Was dem Gehirn bereits bekannt ist, muss nicht erneut abgespeichert werden. Neue interessante Informationen haben eine höhere Chance, behalten zu werden. Da dem Zuhörer beim Prinzip „Spannungsbogen“ aber lange Zeit unklar bleibt, von welcher Kernbotschaften ihn die Vortragende überzeugen will, kann es leicht zu Fehlinterpretationen kommen. Wird die Kernaussage am Ende der Präsentation vorgestellt, ist der Zuhörer oft nicht mehr in der Lage, die zuvor genannten Argumente zu rekapitulieren. Dadurch kann er die Zusammenhänge nicht lückenlos nachvollziehen – die Argumentation überzeugt ihn nicht.

    Wie lässt sich dieses Dilemma ändern? Gehen wir zurück zu unserem Rom-Bericht. Um Fehlinterpretationen zu vermeiden sollte die Senderin ihre Kernaussage an den Anfang stellen. Und zwar nicht – wie bei Präsentationen üblich – in Form einer simplen Überschrift, die oft aus einem einzigen Substantiv wie „Wirtschaftskrise“ oder „Einkaufsverhalten“ besteht, sondern durch eine vollständige Aussage mit Subjekt, Prädikat und Objekt: z.B. „Ich habe den Eindruck, dass sich Europa langsam von der Wirtschaftskrise erholt!“

    Was verändert das bezogen auf den Bericht? Der Zuhörer ist nun in der Lage, Argument für Argument mit der Kernaussage zu vergleichen. Er kann unverzüglich entscheiden, ob er der Argumentation folgen will und ob sie aus seiner Sicht ausreicht, um die Kernaussage zu stützen. Findet er ein Argument relevant und zutreffend, dann braucht er sich nicht einmal dessen kompletten Inhalt zu merken. Er muss nur in Erinnerung behalten, dass ein überzeugendes Argument für die Aussage der Präsentatorin spricht. Durch diesen Aufbau wird das Verständnis deutlich erleichtert. Wenn es nun noch gelingt, die Botschaften an den Bedürfnissen der Empfänger auszurichten, dann wird damit damit auch die Überzeugungskraft erheblich gestärkt.

    Wird die Kernaussage nach vorne gebracht und durch entsprechende Schlüsselaussagen untermauert, dann sprechen wir vom Pyramidalen Prinzip oder von der Pyramidalen Methode. Sie wurde Ende der 1960er Jahre von der McKinsey-Beraterin Barbara Minto entwickelt (The Pyramid Principle: Present Your Thinking So Clearly That Ideas Jump Off the Page and into the Reader’s Mind). In der Nachrichtenbranche wird das Prinzip allerdings bereits seit über 100 Jahren angewandt. Z.B. sind Artikel zur aktuellen Berichterstattung in Zeitungen meist pyramidal aufgebaut, das heißt, die Informationen werden der Leserin mit abnehmender Wichtigkeit vermittelt. Bereits die Überschrift gibt die Grundtendenz des Artikels wieder, danach folgt häufig eine kurze Zusammenfassung, welche die wesentlichen Punkte enthält. Wird die Leserin am Ende einer Seite aufgefordert, einige Seiten später wieder in den Artikel einzusteigen, wird sie dort eher Wiederholungen oder Betrachtungen aus anderen Perspektiven finden. Die Schlüsselaussagen zum Sachverhalt waren bereits auf der ersten Seite des Artikels abgedruckt.

    Bei Nachrichten im Radio oder im Fernsehen kann man eine ähnliche Vorgehensweise beobachten. Eine Nachrichtensendung beginnt mit der aus Redaktionssicht wichtigsten Nachricht. Weitere Nachrichten folgen mit abnehmender Wichtigkeit. Auch der Aufbau eines einzelnen Nachrichtenbeitrags lehnt sich an das Pyramidale Prinzip an.

    pyramidalen-prinzip-3Das Pyramidale Prinzip stellt den uns gewohnten und oft auch in der Schule erlernten Aufbau von Texten, Präsentationen und Berichten auf den Kopf. Der Leser oder die Zuhörerin wird nicht langsam an die Quintessenz herangeführt, die Informationen werden auch nicht in der Reihenfolge, in der sie entwickelt wurden präsentiert. Anstatt detailliert vom Hölzchen auf Stöckchen zu kommen steht die Kernbotschaft am Anfang und ist möglichst exakt auf den Empfänger zugeschnitten. Mit logischer Stringenz werden die weiteren Argumente zu zwei bis fünf Schlüsselaussagen zusammengefasst. Sie untermauern die Kernaussage indem sie potenzielle Fragen der Adressaten beantworten. So entsteht ein logischer roter Faden der es dem Empfänger erlaubt, der Argumentation der Senderin mit geringem mentalen Aufwand zu folgen.

    Das Pyramidale Prinzip führt zu einer ergebnis- und empfängerorientierten Kommunikation und bedient damit das Bedürfnis nach Reduktion und Konzentration auf das Wesentliche in einer Zeit in der Kommunikation mehr und mehr an Bedeutung gewinnt.

    Comments are closed.